老秘谈一谈关于文件夹的整理

找到一款属于你的好“牙膏”

谈一谈关于文件夹的整理

猫总的征文活动终于迎来了第九期，看到这个主题的时候有些意外，但仔细想想，确也挺有必要。整理文件夹，对长期跟文字打交道的人来讲，是再平常不过的事，而且随着时间增长，也会变成一件技术含量越来越高的事。构思本文时，我突然想到了那个为大众熟悉的广告语：“冷热酸甜，想吃就吃，XXX牙膏！”，整理文件也许大概如此，科学的存储归类能帮助我们“想找就找，想用就用”，各类文字材料真正能“信手拈来”，对文稿写作、查访核验大有裨益，于是，就有了这个标题。

从性质上讲，我把文件夹分为两类：一类是“实体型”文件夹，一般就是保存在大家电脑的D、E、F……盘里的各类文件；另一类是“虚拟型”文件夹，包括各种网盘、浏览器网路账户等等，网盘与“实体型”本质无异，在此不做研究，主要讨论关于浏览器的文件夹整理。下面结合这两点，分三个方面谈一点自己的心得。



一、盖好“金字塔”，会剥“洋葱头”

“ 毫无疑问，我们工作中用到的各种讲话、调研、信息、总结等等材料，汇总起来是一个宝库，通常会不自觉把相似的、实质内容具有关联的文件进行整理归类。

这些资料，包括我们用过的、写出来的材料像“砖瓦、泥土”，九层之台起于累土，工作得越久，资料会越存越多，就好比盖起了一座“金字塔”。但是这座塔越高并不代表架构越清晰，存量大小也与牢固无关。对此，我的做法是分“三步走”：第一步，以“自我”为中心，打造“工作、生活”两大分支，这个“自我”就是塔顶，是一切材料的汇总处；第二步，以“工作”为总纲，细分“业务、政务、事务”三个板块；第三步，以板块为支撑，加入时间、作者等要素，填充具体材料。根据分类对每个文档按照“年份+类型+关键词”命名，比如XXX同志在2014年全市国税系统纳税服务工作会议上的讲话，就编成“2014领导讲话纳税服务”，这是“建”的过程。再说到“查”和“用”，这就是“剥洋葱”，根据索引逐渐查找自己需要的文件，而且可以分“2014”“领导讲话”“纳税服务”三个类别进行检索，其实也是一个熟悉存储架构的过程。整体上讲，先建后用，是一个十分普遍的方式方法，实践中绝大多数也采用此法。



二、依托“点击率”，会抓“关键词”

这个部分主要谈一谈网络文件夹的整理。

日常生活中我们总会遇到好网页、好文章等等，习惯性地去保存方便日后查阅。如果没有整理归并，找起来甚是麻烦。对此，我采用的做法是从习惯入手，以“点击率”（在此可作访问频率）为依据进行归并，用当前一个时髦的词来讲，可以叫“互联网+文件夹”。当然，前提是得有一个注册的网络账号，这样无论走到哪里，只要登陆账号，存储的信息便都会带入进来。一般来讲，我细分了如下四类：第一类，党政网站；第二类：摘抄专用；第三类：经典文章；第四类：个人爱好。第五类：数据检索。每天下班回家开始上网“充电”时，摊开纸笔，先浏览“第一类”，学习新闻、了解今日国内外大事热点，摘抄“好句、好词”，这也是我平时点击最多的网页；第二步，开始进行系统摘抄。一般以“求是、紫光阁、人民日报重要言论库”及行业网站为主，不同于第一部分，主要是一个去除“碎片化”阅读的过程，对某个问题进行系统的了解和掌握，这其中需要用到第四类“数据检索”。学完这两步，笔记本已经记录了三、四页，再学习一遍。然后进入第三步，拿出另外的“妙句、段子、标题集”；学习第三类和第四类，主要目的是“接地气”。每天按照这个步骤，便可根据文件夹的整理培养自己良好规范的学习习惯。



三、杜绝“庸懒散”，会写“更新包”

这里的“庸懒散”主要讲的是我们日常的工作习惯。绩效理论上有一个词叫“过程管理”，这部分主要强调的核心就是在日常工作中如何去维护、管理我们的文件夹。有序的增删、归并，使之更加合理，才能更加方便地让这些文件夹成为我们大脑以外的第二个“智库”。

首先，是讲究个性化定制。必须要根据自己的工作内容、习惯进行整理，切不可搞“拿来主义”，分门别类看似简单，其实也有自身工作属性上的逻辑关系，按图索骥需要以具体的岗责为基础。平时我们写材料、找资料自己找起来非常快，而别人找自己的就非常慢甚至找不到，多半就是是工作属性、岗位的差异所致。

其次，是讲究实用化更新。无论是实体文件夹还是网络文件夹，建议要做好适当地清理更新。一是查文件办法是否过期失效、网页链接是否能正常打开，如不能要适当删除替换；二是搞好备份，避免电脑崩溃文件丢失，定期用移动硬盘备份可抵御此类“风险”；三是必要的切换，即网络本地化保存、本地网络化保存。做到“随身携带”，随时能用、会用。

最后，是讲究常态化学习。取人之长补己之短，不断总结探索才是核心要义。在对象上学领导、同事，尤其是文印、机要、档案岗，通常都会有比较成熟的经验可循，在内容上学理论，强实践，两者都不可偏废。总而言之，无外乎用心。整理文件夹这种小事引起了重视能成为大事，大事反过来能为我们提供便利，又值得审视、珍视。

来源：老秘网